onsdag 15 juli 2009

Effektivisering

Jag har varit produktiv idag. Mina administrativa processer på det privatekonomiska området har genomgått en förändringsprocess och resultatet är att hushållets pappershantering numera är smidigare än någonsin.

Jag har länge varit en "sätt in alla papper i pärmar"-person. Räkningar, avräkningsnotor, lönebesked och alla andra papper har sorterats och placerats i pärmar. Jag har dock aldrig varit i behov av att plocka fram de papper som jag med stor möda har arkiverat i en pärm.

Sedan några månader tillbaka har det gått lite trögt med arkiveringen. Alla inkommande papper har helt enkelt placerats i en hög på byrån. I morse bestämde jag mig för att ta tag i pappershögen. I en stor soppåse arkiverade jag alla papper som jag med stor säkerhet visste att jag aldrig skulle behöva titta på igen. Alla andra papper fick ligga kvar i högen. Jag uppskattar att cirka 85 procent av alla dokument slutarkiverades i soppåsen.

Jag orkade inte stoppa in de kvarvarande dokumenten i pärmar men ett nytt pappershanteringssystem föddes i alla fall. Tanken är att jag skall samla alla papper i en stor hög och någon gång per månad gå igenom alla papper och slänga sådant som jag inte behöver mer, t ex en sedan två månader betald faktura på en bok där betalningen uppenbarligen har gått igenom och där ingen reklamation längre kan bli aktuell. De papper som inte har blivit slängda hamnar så småningom, om jag orkar, i lämplig pärm.


Ovanstående inlägg skrevs för en månad sedan men publicerades av oklara skäl aldrig. Idag har det sista av pappershögen betats av och antingen slutarkiverats i soporna eller placerats i lämplig pärm. Nu när jag inte längre har en hög med papper att hantera inser jag att det nog trots allt är bättre att ta hand om inkommande papper direkt snarare än att bygga upp ett berg som bara blir jobbigare och jobbigare att göra något åt. Jag hoppas ni är nöjda med denna insyn i mina pappershanteringsrutiner.

Inga kommentarer: